Procesbeschrijving Maken Voorbeeld: Alles Wat Je Moet Weten

Procesbeschrijving maken voorbeeld in Nederlands

Wat is een procesbeschrijving?

Een procesbeschrijving is een document dat de stappen en activiteiten beschrijft die nodig zijn om een bepaald proces uit te voeren. Het is een gedetailleerde handleiding die duidelijkheid en richting biedt aan medewerkers over hoe ze een specifieke taak of proces moeten uitvoeren. Het heeft tot doel de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering te verbeteren door het standaardiseren van processen.

Een procesbeschrijving kan verschillende elementen bevatten, zoals de doelstellingen van het proces, de input en output, de betrokken partijen, de volgorde van de stappen en de benodigde middelen. Het biedt een End-to-End overzicht van het proces en helpt bij het identificeren van inefficiënties, herhalingen en vertragingen.

Doel van een procesbeschrijving

Het doel van een procesbeschrijving is om een gestandaardiseerde aanpak te bieden voor het uitvoeren van repetitieve taken. Het helpt de organisatie bij het behalen van consistentie, efficiëntie en kwaliteit in haar operationele activiteiten. Een goede procesbeschrijving kan ook bijdragen aan het verminderen van fouten en het vergroten van de klanttevredenheid.

Door het documenteren van de processen in een organisatie, kunnen verbeteringsmogelijkheden worden geïdentificeerd en kunnen best practices worden gedeeld. Het stelt medewerkers in staat om te begrijpen hoe hun werk past in het grotere geheel en hoe het bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen.

Stappen voor het maken van een procesbeschrijving

Het maken van een goede procesbeschrijving vereist zorgvuldigheid en aandacht voor detail. Volg deze stappen om een effectieve procesbeschrijving te maken:

1. Identificeer het proces: Kies het specifieke proces dat je wilt beschrijven. Het kan handig zijn om eerst een overzicht van het proces te maken voordat je de details uitwerkt.

2. Bepaal het doel: Wat is het doel van het proces? Wat moet ermee bereikt worden? Definieer de doelstelling(en) van het proces, zodat de medewerkers begrijpen waar ze naartoe werken.

3. Identificeer de betrokken partijen: Wie zijn degenen die bij het proces betrokken zijn? Dit kunnen medewerkers, afdelingen, systemen of externe partijen zijn. Maak een lijst van de belanghebbenden en hun rol in het proces.

4. Beschrijf de stappen: Begin met het beschrijven van de eerste stap van het proces en werk vervolgens stap voor stap naar de volgende. Wees zo gedetailleerd mogelijk en zorg ervoor dat elke stap duidelijk en begrijpelijk is. Gebruik actiewoorden om de handelingen te benadrukken.

5. Documenteer de input en output: Wat zijn de vereisten en verwachtingen voor elke stap? Wat zijn de inputs die nodig zijn om de stap te kunnen uitvoeren? Wat zijn de outputs die verwacht worden van elke stap?

6. Voeg controles en kwaliteitsborging toe: Welke controles moeten er worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat het proces correct wordt uitgevoerd? Welke kwaliteitsnormen moeten worden nageleefd? Documenteer deze controles en kwaliteitsborgingstaken.

7. Visualiseer het proces: Maak indien mogelijk een visuele weergave van het proces in de vorm van een procesflowchart. Dit helpt bij het begrijpen en visualiseren van de stappen en de onderlinge relaties.

8. Test en reviseer: Voordat de procesbeschrijving definitief wordt, is het belangrijk om het te testen. Voer het proces uit volgens de beschreven stappen en identificeer eventuele hiaten of problemen. Revisie en verfijn de procesbeschrijving op basis van feedback en ervaringen.

Voorbeeld van een procesbeschrijving

Hier is een voorbeeld van een procesbeschrijving voor het afhandelen van klachten in een customer service afdeling:

Procesbeschrijving: Klachtenafhandeling

Doel:
Het doel van dit proces is om klachten van klanten op een gestructureerde en efficiënte manier af te handelen, zodat klanttevredenheid wordt verhoogd en herhaalde klachten worden voorkomen.

Betrokken partijen:
– Klantenservicemedewerker
– Klant
– Klachtenmanager

Stappen:
1. De klantenservicemedewerker ontvangt de klacht van de klant.
2. De klantenservicemedewerker registreert de klacht in het klachtenregistratiesysteem en geeft een uniek klachtnummer.
3. De klantenservicemedewerker bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klant en geeft aan dat deze binnen een bepaalde termijn zal worden afgehandeld.
4. De klantenservicemedewerker onderzoekt de klacht en verzamelt relevante informatie.
5. Indien nodig, neemt de klantenservicemedewerker contact op met andere afdelingen of betrokken partijen om de klacht verder te onderzoeken.
6. De klantenservicemedewerker analyseert de verzamelde informatie en beoordeelt of de klacht gegrond is.
7. Indien de klacht gegrond is, maakt de klantenservicemedewerker een voorstel tot compensatie of oplossing.
8. De klantenservicemedewerker communiceert het voorstel aan de klant en bespreekt eventuele afwijkingen of aanpassingen.
9. Zodra de klant akkoord gaat met het voorstel, voert de klantenservicemedewerker de compensatie of oplossing uit.
10. De klantenservicemedewerker sluit de klacht af in het klachtenregistratiesysteem en archiveert deze.

Belangrijke aspecten om te overwegen bij het maken van een procesbeschrijving

Bij het maken van een procesbeschrijving zijn er een aantal belangrijke aspecten om te overwegen:

– Wees concreet en specifiek: Zorg ervoor dat de beschrijving duidelijk en begrijpelijk is voor degenen die het proces moeten volgen. Gebruik geen vaag taalgebruik of jargon.

– Houd rekening met variaties: Een proces kan variëren afhankelijk van omstandigheden of specifieke scenario’s. Neem deze variaties op in de procesbeschrijving of geef aan hoe hiermee om te gaan.

– Betrek relevante stakeholders: Zorg ervoor dat alle relevante partijen betrokken zijn bij het procesbeschrijvingsproces. Dit kan helpen om een breed draagvlak en begrip te creëren.

– Zorg voor regelmatige updates: Processen veranderen vaak na verloop van tijd. Zorg ervoor dat de procesbeschrijving regelmatig wordt bijgewerkt om ervoor te zorgen dat deze nog steeds accuraat en relevant is.

– Maak het visueel: Gebruik indien mogelijk diagrammen, stroomschema’s of procesflowcharts om het proces visueel te maken. Dit kan helpen bij het begrijpen en volgen van de stappen.

Hoe een procesbeschrijving up-to-date te houden

Om een procesbeschrijving up-to-date te houden, is het belangrijk om regelmatig de volgende stappen te volgen:

1. Toewijzing van verantwoordelijkheden: Wijs een verantwoordelijke persoon of team aan die verantwoordelijk is voor het beheren en herzien van de procesbeschrijvingen.

2. Inventarisatie van wijzigingen: Identificeer de wijzigingen in het proces die moeten worden bijgewerkt. Dit kan worden gedaan door feedback van medewerkers, klanten of door het monitoren van de procesprestaties.

3. Beoordeling en controle: Controleer de voorgestelde wijzigingen en beoordeel of deze relevant en noodzakelijk zijn. Zorg ervoor dat de voorgestelde wijzigingen in lijn zijn met de organisatiedoelstellingen.

4. Bijwerken van de procesbeschrijving: Werk de procesbeschrijving bij met de goedgekeurde wijzigingen. Zorg ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte worden gebracht van de bijgewerkte versie.

5. Communicatie en training: Communiceer de bijgewerkte procesbeschrijving naar alle betrokken partijen en zorg ervoor dat zij de nodige training ontvangen om het bijgewerkte proces correct te kunnen uitvoeren.

Door regelmatig het proces te evalueren en bij te werken, kunnen organisaties hun operationele efficiëntie verbeteren en zich aanpassen aan veranderende behoeften en omstandigheden.

FAQs

Wat is een procesbeschrijving?

Een procesbeschrijving is een document dat de stappen en activiteiten beschrijft die nodig zijn om een bepaald proces uit te voeren. Het biedt gedetailleerde instructies en richtlijnen voor medewerkers om het proces te volgen.

Wat is het doel van een procesbeschrijving?

Het doel van een procesbeschrijving is om een gestandaardiseerde aanpak te bieden voor het uitvoeren van repetitieve taken. Het helpt de organisatie om consistentie, efficiëntie en kwaliteit te bereiken in haar operationele activiteiten.

Wat zijn belangrijke aspecten om te overwegen bij het maken van een procesbeschrijving?

Enkele belangrijke aspecten om te overwegen bij het maken van een procesbeschrijving zijn het specifiek en concreet formuleren van de instructies, het betrekken van relevante stakeholders en het regelmatig updaten van de beschrijving om deze accuraat en relevant te houden.

Hoe houd je een procesbeschrijving up-to-date?

Om een procesbeschrijving up-to-date te houden, is het belangrijk om regelmatig wijzigingen te inventariseren, deze te beoordelen, de beschrijving bij te werken en de bijgewerkte versie te communiceren en te trainen aan alle betrokken partijen.

Waar kan ik voorbeelden en templates vinden voor het maken van een procesbeschrijving?

Er zijn verschillende bronnen waar je voorbeelden en templates kunt vinden voor het maken van een procesbeschrijving. Enkele suggesties zijn AO-online.nl, De Zaak, Kader Group, Boom Management en Bureau Tromp. Zij bieden informatie en hulpmiddelen om je op weg te helpen bij het maken van een procesbeschrijving.

Van alle processen in het procesmodel wordt een procesbeschrijving gemaakt. Deze bevat de processtappen (activiteiten) met hun input, output, verantwoordelijkheden en een korte beschrijving.Een procedurebeschrijving is een document, waarin een bepaalde werkwijze (zoals een proces of een deel daarvan) wordt uitgeschreven met behulp van een aantal kopjes/aspecten. Het beschrijven van procedures komt tegemoet aan eisen die kwaliteitszorgsystemen (ISO/HACCP/ARBO/HKZ enzovoort) doorgaans stellen.

Hoe Maak Je Een Goede Procesbeschrijving?

Wat Staat Er In Een Proces Beschrijving?

Wat Is Een Procedurebeschrijving?

Wat Zijn 4 Kenmerken Van Processen?

Top 8 procesbeschrijving maken voorbeeld